Landesrechnungshof führte Ordnungsmäßigkeits- und Belegprüfung durch

781 Stichproben gezogen

Für die Ordnungsmäßigkeits- und Belegprüfung zog der Landesrechnungshof 781 Stichproben aus allen Globalbudgets des Rechnungsabschlusses 2022. Sechs Stichproben betrafen Mängel mit Auswirkungen auf den Rechnungsabschluss, neun Stichproben wiesen auf Mängel im Internen Kontrollsystem hin. Mehr als die Hälfte der Stichproben, nämlich 399 von 781 Stichproben, ordnete der Landesrechnungshof sonstigen Mängeln zu. Die sonstigen Mängel waren grundsätzlich formaler Natur, konnten aber finanzielle Auswirkungen haben. Hält das Land beispielsweise das Zahlungsziel nicht ein, führt dies eventuell zu Mahnspesen oder Verzugszinsen.

Zahlungsfrist häufig überschritten

Tatsächlich stellte der Landesrechnungshof im Rahmen der Stichprobenüberprüfung fest, dass das Land bei 263 von 640 Eingangsrechnungen (41,1 Prozent) die Zahlungsfrist überschritt. Zurückzuführen war das meist darauf, dass die Dienststellen der Finanzbuchhaltung die Zahlungs- und Verrechnungsaufträge zu spät übermittelten. Da der digitale Zahlungsvollzug beim Land noch nicht flächendeckend umgesetzt ist, müssen Rechnungen im PDF‑Format sowie e-Rechnungen ausgedruckt und in Papierform abgearbeitet werden. Das Land plante, bis Ende 2024 alle Dienststellen auf den digitalen Zahlungsvollzug umzustellen.

„Wichtig sind eine zeitnahe Verbuchung und damit auch eine fristgerechte Zahlung der Geschäftsfälle. Um den Zahlungsprozess zu optimieren, sollte das Land möglichst rasch den digitalen Zahlungsvollzug flächendeckend einsetzen“, sagt Landesrechnungshofdirektor Günter Bauer.

Übermittlung von e-Rechnungen

Den Großteil der Rechnungen bekommt das Land mittels Post in Papierform oder per E-Mail als PDF Datei. Unternehmen haben zudem die Möglichkeit, dem Land ihre Rechnungen über das Unternehmensserviceportal des Bundes als e‑Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu übermitteln. Im Jahr 2022 erhielt das Land lediglich 764 e‑Rechnungen.

Um den Zahlungsvollzug vollständig digital durchzuführen, ist die Übermittlung von e-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format an das Land erforderlich. Der Landesrechnungshof empfiehlt daher, eine Verpflichtung zur Übermittlung von e‑Rechnungen einzuführen. Diese besteht beim Bund bereits seit 2014.

Skonti in Anspruch nehmen

Ein Skontoabzug war bei 34 von 781 Stichproben möglich. Der Landesrechnungshof stellte fest, dass das Land in 23 von 34 Fällen (67,7 Prozent) die Möglichkeit des Skontoabzugs nutzte. In neun Fällen zog das Land den Skontobetrag jedoch ab, obwohl die Zahlung erst nach Ablauf der Skontofrist erfolgte. In einem Fall nahm das Land keinen Skontoabzug vor, obwohl die Zahlung innerhalb der Frist erfolgte.

Insgesamt ergab sich bei der Stichprobe ein nicht genutzter Skontobetrag von 106,14 Euro. Der Landesrechnungshof empfiehlt dem Land, alle gewährten Skonti zu nutzen. Dafür sollten die Funktionen des SAP zur fristgerechten Zahlung gemäß den Skontokonditionen herangezogen werden.

Rechnungen doppelt bezahlt

Die Überprüfung des Landesrechnungshofs ergab 29 Doppelzahlungen von in Summe 11.386,01 Euro im Jahr 2022. Davon waren 1.128,70 Euro zum Zeitpunkt der Überprüfung noch nicht von den Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern rückerstattet. Auf Nachfrage des Landesrechnungshofs forderte die Finanzbuchhaltung die Rückzahlung der unrechtmäßig bezahlten Beträge ein.

In 28 Fällen waren Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner, Betrag, Belegdatum und Rechnungsnummer identisch. In solchen Fällen liefert die automatisierte Prüfung auf Doppelbuchungen im SAP einen entsprechenden Hinweis, der von der Sachbearbeiterin bzw. vom Sachbearbeiter übergangen werden kann.

„Wir empfehlen, die automatisierte Prüfung von Doppelbuchungen im SAP des Landes dahingehend zu verbessern, dass Doppelbuchungen vom System erkannt und verhindert werden“, sagt Direktor Bauer.

In seiner Stellungnahme führte das Land an, alle Maßnahmen umsetzen zu wollen. Der Landesrechnungshof begrüßt das und betont nochmals die Wichtigkeit einer raschen Einführung des digitalen Zahlungsvollzugs in der gesamten Landesverwaltung. Er sieht darin mehrere Vorteile für das Land, wie beispielsweise einen beschleunigten und sichereren Prozess, weniger Fehler und eine erhöhte Transparenz.